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規范文檔管理的好處 第一篇

商務文檔的管理必須設置專人，收集、整理、歸類、打孔、放置統一由一人管理，一般由新來的商務同事管理，一方面鍛煉了他們，另一方面讓他們知道商務文檔管理的重要性。

國內造價環境下，商務文件管理的重要性，往往要等到結算時才發揮重大的效力，如果平時不重視，最后可能只能笑著進場，哭著離場。

電子文檔的歸類我們團隊制定了一套電子文件系統，要求我部的商務人員按照我的要求做，很多的文檔格式、臺帳做了范本，當然，有些業主對有些文件有格式的，優先使用對方的格式，沒有的可以按照我們的格式。

文件的命名也必須按照我的要求做，很多人習慣不好，對于文件命名沒有好的習慣，時間長了，文件找不到，或者放置的地方不對。

規范管理的好處就是，不論你商務經理有什么想法和習慣，你必須按照我的系統做，如果項目商務人員發生了變動，電子文件必須做移交，新來的人可以隨時接上，否則商務經理離職，帶走全部電子文件，后任只能干瞪眼了。

項目商務一般多人團隊作業，商務文檔分散在各成員電腦上，如果沒有統一的文檔管理規范，文檔好比一盤散沙，為解決這個問題，我部署了云盤，每個項目商務成員的商務文檔，根據我指定的文檔管理規范，上傳到云端，我電腦上隨時同步他們的工作文檔。

另外，商務應該收集應用到的圖集、當地的政策性文件、造價管理文件，為可能的人工費、材料、機械的調整做好基礎資料。

商務部門的文檔管理，必須遵從所有的資料必須全部受控，一律不能讓外人竄進商務部，隨意的借走資料、圖集、圖紙，更不能接觸我們的任何合同文件等資料。

END

規范文檔管理的好處 第二篇

無論是個人或企業，都希望文檔管理更加安全，而高質量的文檔管理系統，在安全性上的研究和實踐都做的很好，尤其是文檔的錯誤處理和安全保護。

電子文檔管理計劃

統一電子文檔管理標準，建立科學、規范的工作程序檔案部門應從電子文檔的生成、歸檔、保存利用等各個環節進行全面的指導和控制，對電子文檔的命名分類、登錄著錄、收集歸檔、保密維護等制訂有效的管理措施，實現電子文檔的歸檔及查閱利用等各環節的運作和管理均在檔案部門的統一監督指導下與檔案管理同步發展。

Baklib支持文檔知識庫的云計算管理，對海量的文檔進行科學的存儲、歸類、一鍵查詢、實時檢索、共享，在極大地降低了人力資源管理和運行成本的前提下，提高了工作效率。

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規范文檔管理的好處 第三篇

1， 文檔權限靈活控制

PowerProject文檔管理功能支持文檔權限靈活控制，按角色、部門、成員等維度授權；權限項還包括，上傳、下載、閱讀、創建目錄等。文檔的權限管理功能可以讓項目文檔多一層保護。

2， 支持文檔全文檢索功能

現在的項目管理系統都宣稱提供了文檔管理功能，但實際上很多都沒有做到真正的全文檢索，PowerProject文檔管理模塊特別支持文檔全文檢索功能，能夠將文件中的所有文本與檢索項相匹配，實現高效閱讀和分享知識資源。

3, 在線查看各類文件，支持水印添加

PowerProject文檔管理功能支持圖片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀，無需下載，提升工作效率，此外，該功能還支持閱讀添加水印，避免截屏泄露。

4, 支持項目文件遠程共享

跨地域的員工可以隨時隨地查看系統內文件，實現高效協同辦公。除了PC端，PowerProject還支持移動端訪問。讓知識在企業內部高效流轉。

5, 云端儲存文件，保證數據安全

文檔在云端統一管理，PowerProject 還支持文檔數據的還原與備份，保證文檔數據的安全。

6， 支持文檔自定義審批

文檔可引用本系統強大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節點，審批人，審批規則等。

7， 升級版全新知識中心，助力研發知識沉淀

PowerProject 支持經驗分享庫、知識倉庫、文檔模板庫，全面管理企業的知識資產。

好的文檔管理可以提高項目溝通效率，反之，則后期就會付出多倍的努力來補救。現今，對文檔進行控制和管理已經成為項目管理的一項主要工作，文檔管理水平也逐漸成為項目管理水平的標志。項目管理工作中的文檔管理工作是一項非常繁雜的工作，PoweProject文檔管理功能可以很好地幫助企業降低文檔管理成本，有效提升團工作效率，是諸多上市公司都在使用的專業的企業級項目管理軟件。

規范文檔管理的好處 第四篇

文檔管理工作其實并不難，關鍵是企業和個人如何來看待文檔管理過程中的地位和作用，并且使用一定的

文檔管理工具

來輔助文檔管理。

你認為它是一堆紙或者一堆doc，那么，你一定不會把它當回事兒，但是，如果你認為它記錄的是你的思想，你的成果，那么，你就會像珍惜你的作品那樣珍惜它。

文檔管理系統的本質就是把所有文檔放在一起，能夠集中、有序、有效地進行管理，那么實際上也就是形成一個企業文檔知識庫。

由此可見，當今高熱度和好評的文檔管理系統不僅簡單性好，擴展性好，而且文檔管理功能強大，節省辦公時間，提高工作效率。此外，文檔管理系統還具有超有效的信息集成、安全保護等功能優勢。

規范文檔管理的好處 第五篇

工程項目文檔的管理，尤其是商務文檔管理，是一件很頭疼的事情，我們很多項目，等到結算時，才發現商務、技術文檔嚴重缺失，索賠資料不規范、不完整不齊全，資料的有效性不夠，喪失時效等，給結算工作帶來巨大的壓力，甚至給項目和企業帶來巨大的損失。我經常給團隊同事打比方，商務文檔管理如同斗地主，你手上本來有炸彈，可以穩操勝券的打贏一局，而因自身原因，不合理利用，拆開打，或炸的時點不夠，不僅沒贏雙倍，反而可能輸雙倍，里外一算，虧大了。

整個項目文檔的管理都屬于合同管理的范疇

重視收發文記錄

除了文檔管理外，項目商務經理還需要重視文件的傳遞過程和傳遞痕跡。尤其是可能涉及工程造價的重要的文件，如圖紙、變更、技術洽商、簽證、費用申請、索賠文檔的收發記錄，必須落實到位，形成規定動作，尤其是邊設計邊施工的項目，一定定期檢查技術、資料部門的收發文是否嚴格登記、規范簽字，除了發出去的文件要對方簽收外，收到的圖紙、變更、文檔也必須要建立收文管理制度和收文記錄，以免因為圖紙、變更晚到造成影響進度、拆改等現象而造成時間節點不清晰，而無法索賠的事實。

發文記錄大家都能理解，而收文記錄有的項目不做，這是一個重大隱患，舉個例子，某份圖紙晚到，導致影響項目關鍵節點，致使工期延后，如果沒有收文記錄，即無法確定這份圖紙實際送達的時間，無法確定是否影響關鍵節點工期。有人會說，那業主代表那邊有發文記錄啊；業主代表的記錄我方是不受控的，另外如果真是發生官司，“誰主張、誰舉證”，這個時候業主代表的記錄你也是拿不到的，弄不好還會被業主反索賠。

圖紙、變更的內部管理和傳遞也應該管理起來，必須有內部傳閱單，蓋上傳閱章，由總工確定傳閱那些人，再由文員或資料員發放給相關人員并在傳閱欄簽字確認【收文記錄、發文記錄、內部傳閱管理】。作廢的圖紙、變更、文檔也應該及時根據是否實施的情況，做相應的處置，避免造成損失。

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